آخر الشهر، والمهندس جاي بكيس فواتير وورقة فيها أرقام بخط اليد، وأنت عايز تعرف حاجة واحدة: فاضل معاه كام؟ هذه هي تسوية العهدة، وهي من أكثر اللحظات التي يحدث فيها سوء فهم بين صاحب الشركة ومهندس الموقع. ليس لأن أحدًا يخطئ عمدًا، بل لأن الأرقام تراكمت أسابيع دون ترتيب.
في هذا الدليل نشرح تسوية العهدة المالية خطوة بخطوة بمثال بالأرقام، ونعطيك نموذج تسوية عهدة Excel مجانيًا تبدأ به اليوم. وإن أردت أن تتابع رصيد كل مهندس لحظة بلحظة بدل أن تنتظر آخر الشهر، فهذا ما تفعله عهدة المهندسين في قِدّة.
ما هي العهدة، ولماذا تحتاج تسوية؟
العهدة مبلغ تسلّمه الشركة لشخص (غالبًا مهندس الموقع أو مشرف) ليصرف منه على احتياجات المشروع اليومية: مواد صغيرة، نقل، أدوات، أجر صنايعي عاجل. المهم أن تفهم نقطة واحدة قبل أي شيء:
تسليم العهدة ليس مصروفًا على المشروع. المال خرج من خزنة الشركة، لكنه ما زال مال الشركة في يد المهندس. ما يُحتسب على المشروع هو ما يصرفه المهندس فعلًا من العهدة، بفاتورة أو بإيصال.
تسوية العهدة إذن هي مطابقة بسيطة:
ما استلمه المهندس − ما صرفه (بمستندات) − ما ردّه = الباقي معه.
إن كان الباقي موجبًا فهو مال الشركة عنده. وإن كان سالبًا فالمهندس صرف من جيبه أكثر من عهدته، والشركة مدينة له بالفرق.
قبل أن تبدأ: جهّز هذه الأشياء
- كل تحويلات العهدة في الفترة: التاريخ والمبلغ وطريقة التسليم (نقدًا، تحويل بنكي، محفظة).
- كل الفواتير والإيصالات التي صرف بها المهندس، مصنفة حسب المشروع إن كان يعمل في أكثر من موقع.
- قائمة بالمصروفات بلا فاتورة: أجر نقل أو عامل يومي لم يعطِ إيصالًا. هذه تحتاج اتفاقًا واضحًا: هل تقبلها الشركة بإقرار من المهندس أم لا؟
- أي مبالغ ردّها المهندس خلال الفترة.
خطوات تسوية العهدة المالية
1. اجمع ما استلمه المهندس
اجمع كل تحويلات العهدة منذ آخر تسوية. إن كان هناك باقٍ مرحّل من الفترة السابقة فأضفه هنا كرصيد افتتاحي.
2. راجع كل مصروف مقابل مستنده
لكل مصروف: هل له فاتورة؟ هل التاريخ داخل الفترة؟ هل هو على المشروع الصحيح؟ المصروف الذي بلا مستند لا يُرفض تلقائيًا، لكن يُعلَّم ويُناقش.
3. وزّع المصروفات على المشاريع
إن كان المهندس يصرف على أكثر من مشروع، فكل مصروف يذهب لمشروعه. هذا ما يجعل تكلفة كل مشروع صحيحة، وإلا ستجد مشروعًا يبدو رابحًا وآخر خاسرًا والحقيقة غير ذلك.
4. احسب الباقي
استلم − صرف − ردّ. هذا الرقم يجب أن يطابق ما في يد المهندس فعلًا. إن لم يطابق، فغالبًا هناك مصروف لم يُسجَّل بعد: سجّله أولًا ثم أعد الحساب.
5. قرر مصير الباقي
ثلاثة احتمالات فقط:
- يردّ الباقي نقدًا إلى الخزنة، وتُقفل العهدة على صفر.
- يحتفظ به للفترة القادمة، ويُرحَّل كرصيد افتتاحي.
- صرف أكثر من عهدته: تدفع له الشركة الفرق، أو يُخصم من التحويل القادم بالاتفاق.
6. وثّق التسوية
اطبع كشف العهدة بالحركات والرصيد بعد كل حركة، ووقّعه أنت والمهندس. ورقة واحدة موقعة توفّر عليكما نقاشًا طويلًا بعد شهرين.
مثال بالأرقام
م. ياسر يعمل على مشروعين: «فيلا التجمع الخامس» و«شقة مدينة نصر». خلال الشهر:
| الحركة | المبلغ |
|---|---|
| تحويل عهدة يوم 1 | 20,000 ج.م |
| تحويل عهدة يوم 15 | 10,000 ج.م |
| مصروفات الفيلا (بفواتير) | 17,500 ج.م |
| مصروفات الشقة (بفواتير) | 8,200 ج.م |
| أجر نقل بلا فاتورة (الشقة) | 300 ج.م |
| ردّ نقدي يوم 20 | 2,000 ج.م |
الحساب: استلم 30,000 − صرف 26,000 (17,500 + 8,200 + 300) − ردّ 2,000 = باقٍ معه 2,000 ج.م.
بعد التسوية:
- تكلفة الفيلا زادت 17,500، وتكلفة الشقة زادت 8,500.
- خزنة الشركة نقصت 28,000 فقط (30,000 تحويلات − 2,000 ردّ)، والـ 2,000 الباقية ما زالت مالها في يد ياسر.
- مصروف النقل بلا فاتورة مُعلَّم، وقبلته الشركة بإقرار ياسر.
لاحظ أن تحويل العهدة نفسه (30,000) لم يدخل في تكلفة أي مشروع. لو سجّلته مصروفًا لتضاعفت التكلفة، وهذا من أشهر الأخطاء (انظر 7 أخطاء في عهدة مهندس الموقع).
قيد تسوية العهدة في المحاسبة (فكرة عامة)
في المحاسبة التقليدية تُعامل العهدة كحساب مدين على الموظف (أصل للشركة). عند التسليم يُجعل حساب العهدة مدينًا والخزنة أو البنك دائنًا. وعند التسوية تُجعل حسابات المصروفات (أو تكلفة المشروع) مدينة بما صُرف فعلًا، ويُجعل حساب العهدة دائنًا بالمبلغ نفسه، ثم يُقفل الباقي بالرد إلى الخزنة أو يبقى رصيدًا مرحّلًا.
أسماء الحسابات وطريقة الترحيل تختلف من شركة لأخرى ومن نظام محاسبي لآخر، فراجع محاسبك قبل اعتماد أي قيد. هذا للاستئناس وليس استشارة محاسبية أو قانونية.
كيف تمنع الخلاف قبل أن تصل إلى التسوية
أغلب خلافات العهدة لا تبدأ يوم التسوية، بل قبلها بأسابيع، حين لا يكون هناك اتفاق واضح. هذه قواعد بسيطة اتفق عليها مع كل مهندس من أول يوم:
- حد أقصى للعهدة: مبلغ لا يتجاوزه الرصيد في يده. إن احتاج أكثر يطلب تحويلًا جديدًا، فتبقى المخاطرة محدودة.
- فاتورة لكل مصروف فوق مبلغ معين: وما دونه يُقبل بإقرار مكتوب. حدد الرقم ولا تتركه للتقدير.
- صورة الفاتورة في يومها: الورقة الأصلية تضيع أو تتبلل في الموقع، والصورة تبقى. اطلب أن تُصوّر الفاتورة لحظة الشراء.
- مشروع واضح لكل مصروف: لا يوجد «مصروفات عامة» في عهدة مهندس الموقع إلا باتفاق.
- موعد ثابت للتسوية: كل أسبوعين أو كل شهر، لا «حين نتفرغ».
- عهدة واحدة لكل شخص: لا تعطِ العهدة لاثنين معًا، فلن تعرف من صرف ماذا.
حين تكون هذه القواعد مكتوبة، تصبح التسوية مراجعة أرقام فقط، لا نقاشًا عن الثقة.
النموذج المجاني
نموذج تسوية عهدة المهندس ملف Excel فيه: ورقة للتحويلات، وورقة للمصروفات مع عمود «له فاتورة؟» وعمود المشروع، وملخص يحسب الباقي وحده، وكشف جاهز للطباعة والتوقيع. يناسب شركة بمهندس أو اثنين.
متى يصبح الشيت غير كافٍ؟
عندما يصير عندك أكثر من مهندس في أكثر من موقع، تبدأ المشكلة: الفواتير تصلك متأخرة، والشيت فيه نسخ على واتساب، ولا تعرف رصيد أحد إلا آخر الشهر.
في قِدّة تتم الخطوات السابقة أثناء الشهر وليس في آخره:
- تحوّل العهدة من «تحويل عهدة»، فتخرج من الخزنة إلى عهدة المهندس دون أن تُحسب مصروفًا.
- المهندس يسجّل المصروف من الموقع بصورة الفاتورة، ويختار «دفعها: عهدتي»، حتى دون إنترنت.
- ترى لكل مهندس: استلم − صرف − رُدّ، والمصروفات بلا فاتورة معلّمة.
- عند «تسوية العهدة» تختار: استلمت الباقي نقدًا، أو يحتفظ به للفترة القادمة، أو تدفع له الفرق إن صرف أكثر من عهدته.
- تطبع كشف العهدة PDF وترسله أو توقّعه.
الخطوات بالصور في شرح تسوية العهدة في قِدّة. والعهدة متاحة في المشروع المجاني والمدفوع؛ التفاصيل في صفحة الأسعار.
أسئلة شائعة
هل تحويل العهدة يُحسب مصروفًا على المشروع؟
لا. التحويل ينقل المال من خزنة الشركة إلى يد المهندس فقط. ما يُحسب على المشروع هو ما يصرفه المهندس فعلًا من العهدة.
ماذا أفعل بمصروف بلا فاتورة؟
لا ترفضه تلقائيًا ولا تقبله صامتًا. علّمه، واتفق مع المهندس مسبقًا على حد للمصروفات بلا فاتورة وعلى إقرار مكتوب بها.
كم مرة أسوّي العهدة؟
الأفضل كل أسبوعين أو كل شهر على الأقل، أو عند انتهاء المشروع، أو عند ترك المهندس العمل. كلما قصرت المدة قلّت الفواتير الضائعة. --- > جرّب قِدّة مجانًا على مشروع واحد > عهدة كل مهندس واضحة لآخر جنيه، وتسويتها في خطوة. بلا كلمة مرور وبلا انتظار تفعيل.
